Expertise subsidieverantwoording

Applicontrol is gespecialiseerd in de begeleiding van onderwijsinstellingen bij aanvraag en verantwoording van projectsubsidies voor het onderwijs in al haar facetten. (PO V(SO) VO VMBO MBO in het bijzonder). Vaak missen scholen de specifieke deskundigheid op financieel administratief en begroting en verantwoordingsgebied die vereist wordt door subsidieverstrekkers. Door gebrek aan deskundigheid lopen onderwijsinstellingen veel subsidies mis of nemen zij onverantwoorde subsidierisico's als gevolg hiervan.
 
Het gaat vaak mis in situaties dat geen voldoende deskundigheid op het gebied van het verantwoorden van geoormerkte subsidies bestaat of in situaties dat men vergeet om de juiste financieel deskundigen intern binnen de eigen organisatie tijdig te betrekken bij de aanvraag van subsidies en het nemen van alle maatregelen om het project te monitoren op alle relevante aspecten geregeld in de subsidievoorwaarden en de tussentijds voortgangrapportages en uiteindelijke eindverantwoording richting subsidiegevers. Hieronder geef ik wat tips om in het vervolg  meer succesvol subsidies binnen te halen.

 

Applicontrol heeft  als interim controller en subsidiespecialist vele jaren ervaring met het spreekwoordelijke Ē puinruimenĒ in diverse organisaties op dit gebied. Vaak worden door enkele enthousiaste managers subsidieaanvragen gedaan doch missen deze managers de skills en vaardigheden en kennis en ook vaak tijd om de juiste maatregelen te nemen gericht op de administratieve gang van zaken die benodigd is om te voldoen aan de steeds strengere eisen rond de verantwoording van subsidieaanvragen.
 
Men accepteert min of meer dat men goed is in het bedenken en uitvoeren van projecten maar niet zo goed in het verantwoorden. Of de verwachte subsidie gelden dan ook daadwerkelijk worden toegekend blijft veelal een gok. Soms worden bij de eindverantwoording  professionals ingehuurd om de subsidieaanvraag gehonoreerd te krijgen. Veelal blijkt dan dat men gedurende het project de zaken niet voldoende op orde had en dat met veel creativiteit en inspanning uiteindelijk toch een eindverantwoording kan worden opgesteld doch vaak tegen veel hogere kosten dan eigenlijk nodig was geweest.

 

De oplossing is echter vaak eenvoudiger dan menigeen denkt. Het gaat vaak alleen om een degelijke voorbereiding en het nemen van enkele implementatiemaatregelen. Benader een echte afgestudeerde deskundige controller om je te helpen bij de opstelling van de financiŽle paragraaf van de subsidieaanvraag, vraag tevens aan hem / haar welke maatregelen genomen moeten worden op administratief gebied en communiceer tijdig en duidelijk schriftelijk de gang van zaken aan een ieder bij het project betrokken wat van hen wordt verlangd en instrueer de leidinggevenden wat hun rol is gedurende het project. Zorg dat in ieder geval een leidinggevende uit de lijn met veel macht en specifieke kennis van zaken de rol op zich neemt van projecteigenaar en zorg voor aanstelling van een projectcontroller die als rechterhand van de projecteigenaar steeds zorgt voor de administratieve coŲrdinatie, voortgangrapportages etc.  Voor organisaties met veel projecten zou ik adviseren om een aparte projectcontroller (HOFAM-niveau minimaal) in de arm te nemen. Bij voorkeur gedurende de gehele looptijd van het project minimaal of in vaste dienst.

 

 Soms zijn percentages van subsidie de basis van de vergoeding en is dit ook realistisch. Een percentage van 10% tot 20%  of meer komt veel voor. Voor kleinere subsidies is dit mogelijk realistisch. Zodra het echter gaat om subsidies van 500.000 of meer moet je je echter afvragen of dit ook realistisch is. Denk in uren x (€90,00 tot € 125 maximaal) en stel jezelf kritisch de vraag hoeveel tijd realistisch is. Een goede externe controller zal maximaal 200 uur nodig hebben voor een financiŽle paragraaf bij een aanvraag, 100 uur bij de implementatie van een en ander in de meeste administraties en mogelijk ook nog 100 uur begeleiding van het MT gedurende het eerste jaar. Met tussentijdse rapportages zal vervolgens maximaal 100 uur gemoeid zijn en bij de eindverantwoording nogmaals maximaal 200 uur.

 

Dus met een rapportage over miljoenen aan subsidie zal het tijdbeslag van een controller maximaal 600 uur zijn gedurende een project van meerdere jaren. In dit geval hebben we het over complexe projecten. Een bedrag van 600 uur x €100 als bovengrens van € 60.000 voor een gemiddelde professionele projectcontroller is daarmee heel realistisch.  Bij een subsidie van 40 % betekent dit dat € 24.000 aan subsidie vaak ook binnen het project gedeclareerd kan worden als projectkosten, soms is het bedrag/ uur echter gemaximeerd tot ongeveer € 75 / uur dat mag worden toegerekend en kan gerekend worden met ongeveer € 19.000. aan subsidie.

 

 Zogenaamde subsidiespecialisten rekenen vaak een veel hoger uurtarief van 140 tot 200 per uur, doch getwijfeld moet worden of zij dit tarief in alle gevallen waard zijn. Naar mening van Applicontrol zijn tarieven van meer dan 100 Euro per uur zelden echt nodig. Vaak valt het met het expertiseniveau van deze zogenaamde experts tegen.  In diverse situaties zijn zij slechts bezig geweest  met het vullen van de eigen portemonnee of de portemonnee van de organisatie waar zij in dienst zijn. Regelmatig is geconstateerd dat dit soort subsidiespecialisten onvoldoende oog hadden voor het belang van de cliŽnt.
 
Veel organisaties zijn onvoldoende kritisch op de kosten van projectorganisaties en intern verblind door het feit dat men subsidie kan krijgen. Het verhaal gaat vaak in de trant van " We verdienen 400.000 aan subsidieĒ. Vervolgens gaat iedereen zichzelf rijk rekenen en wordt intern onafhankelijk van elkaar de 400.000 aan subsidie meerdere keren ingerekend. Vergeten wordt echter dat naast de 400.000 ook vaak bijvoorbeeld 600.000 uit eigen middelen aantoonbaar meegefinancierd moet worden. Ook kan het voorkomen dat aanvankelijk een deelsubsidie wordt verstrekt voor een paar jaar maar dat daarna in verband met de continuiteÔt de organisatie structureel voor hogere lasten komt te staan indien niet tijdig kostenombuigingen of andere besparingen worden doorgevoerd. 
 
Vooral bij grote complexe projecten wordt vaak veel geld over de balk gegooid doordat het verhaal van de subsidie een eigen leven is gaan leiden en vrijwel niemand meer oog had voor de beperkende subsidievoorwaarden en het totaal budget qua uitgaven grootschalig wordt overschreden met veel kosten waar geen dekking van subsidie tegenover stond.
 
Het verankeren van de projectcontrol (beheersing) is in de beginfase dan veelal niet goed gerealiseerd. Met een goede projectcontroller en duidelijke communicatie naar de belanghebbenden en participanten in het project hadden veel problemen voorkomen kunnen worden.  

 

Zorg voor een begroting die duidelijk laat zien welk deel van de inzet van het personeel benodigd binnen de projectorganisatie nodig is per activiteit en waar mogelijk ook zeker bij complexe meerjarenprojecten gefaseerd in de tijd. Vertaal een en ander binnen de organisatie naar relevante aparte grootboekrekeningen,verdichtingen, kostenplaatsen en kostendragers (subsidiestromen en reguliere formatie). Zorg voor een 1 op 1 aansluiting qua formatieve inzet binnen de projectadministratie en je salarisadministratie en de FTE-component.

 

Zorg ervoor dat projectbegrotingen matchen met en passen binnen de hoofdbegroting van de organisatie. Maak in de hoofdbegroting het effect zichtbaar van de projectbegroting op hoofdlijnen. Zorg vervolgens ook voor een interne verantwoording die hierop feilloos aansluit. Pas het rekenschema aan in het grootboek, verdichtingen en werk met kostenplaats  kostendragerstructuren. Beperk het aantal functionarissen dat mag boeken, coderen en accorderen ten laste van het project.

 

Vermijd samenloop van subsidiestromen voor dezelfde uren en het reglementaire deel. Vaak is personele subsidie een vergoeding van 40 % en moet 60% in tijd uit eigen middelen komen. Zorg dan ook dat dit op papier kan worden aangetoond dat dit uit eigen middelen of uit reguliere subsidie komt. Ga niet creatief de 60 % weer onderbrengen bij andere subsidies en vermijd subsidiefraude. Wees wel goed creatief bij de samenstelling van de projectaanvraag en denk goed na over hoe je het maximaal rendement kan halen uit de aanvraag gesteld de aard van de subsidie en het beleid van vernieuwing gewenst door de organisatie.

 

Vergeet ook niet om rekening te houden met de indirecte effecten van het tijdbeslag van de projectorganisatie en de realisatie van de projectdoelstellingen. Denk dus ook aan de tijd van het MT, secretariŽle ondersteuning, financiŽle administratie, personeelsadministratie, naast de tijd van de projectleiding, het personeel dat direct is betrokken bij de projectrealisatie en de projectvastlegging.

 

Indien naast personele  subsidie ook investeringsubsidie of specifieke uitgaven bekostigd mogen worden zorg dan ook voor een goede vastlegging van de facturen in hardcopy en PDF naast de uitdraai van het grootboek en zorg voor adequate vastlegging in de boekhouding.(kostenplaats en kostendragerstructuur.

 

Bewaak in Excel het project en monitor de voortgang. Zorg dat men op alle relevante niveaus in de organisatie weet wat van hen wordt verwacht in het kader van het succesvol bijdragen aan het uiteindelijk projectresultaat en communiceer regelmatig over de voortgang.

 

Bij samenwerking met andere zakenpartners uit het bedrijfsleven geldt dat de penvoerder ook duidelijk moet communiceren naar de partners betrokken bij het project zodat ook zij weten wat van hen verlangd wordt in dit kader. Vaak gaat het ook hier om urenverantwoordingen al dan niet ondersteund door een externe accountantsverklaring. Wees vooral pragmatisch en denk goed creatief en proactief bij de aanvraag, het wegzetten van het project in de bestaande organisatie en de uiteindelijke verantwoording. Zorg dat je altijd een goed onderbouwd verhaal kan geven over de projectresultaten, opgeleverde eindproduct en afwijkingen ten opzichte van eerdere aannames en zorg voor een goede administratieve inbedding van het project in je organisatie.

 

Werk met zoveel mogelijk je eigen personeel voor een maximaal rendement doch zorg ook voor een beperkte deskundige projectbegeleiding van derden met veel deskundigheid en ervaring op dit gebied bijvoorbeeld de interim-professionals van Applicontrol. Applicontrol sponsort soms ook onderwijsinstellingen met gedeeltelijke urenfacturatie. Mogelijk kunnen wij ook iets voor uw schoolorganisatie betekenen.   
 
Verwerk ook de inzet van uw eigen personeel in tijd duidelijk in de aanvraag van het project en maak afspraken over maximale projectinzet van externe deskundigen. Blijf vooral goed kritisch kijken naar de rol van de externen in relatie tot de rol van de interne professionals betrokken bij het project. Zorg dat de regie op het project vooral intern breed wordt gedragen. Ik verwacht uit ervaring dat dan veel projecten veel succesvoller zullen worden en dat veel meer kosten ook uit de reguliere staande organisatie succesvol als projectkosten verantwoord kunnen worden.